Personal Data Protection Notice

This Personal Data Notice (“Notice”) describes how Ian Intellectual Property Sdn. Bhd. (Company No: 1173398-T) (“Ian IP”) uses your Personal Data.

By engaging Ian IP to provide services or by interacting with Ian IP either at our events, conferences, seminars, talks or otherwise, or by using the Ian IP  website https://www.ianip.com.my  (“Website”), you consent to the processing of your Personal Data by Ian IP and all persons involved in the provision of services by Ian IP.

In the event of any conflict between the English and other language versions, the English version shall prevail. Ian IP shall have the right to modify, update or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated Notice on the Website. By continuing to communicate with Ian IP or by continuing to use the services provided by Ian IP following the modifications, updates or amendments to this Notice, this shall signify your acceptance of such modifications, updates or amendments.

Collection of Personal Data

1.      “Personal Data” means information about you which you have provided to Ian IP, such as your name, address, telephone number, NRIC, email address, your personal preferences, particulars of your spouse or family members and bank account information and any information which may identify you, your spouse or family members that has been or may be collected, stored, used and processed by Ian IP from time to time.

2.      In addition to the Personal Data you provide to Ian IP directly (i.e. during your communications with Ian IP and/or when you engage Ian IP to provide services), Ian IP may also collect your Personal Data from a variety of sources, including without limitation at any events, conferences, seminars or talks organised or sponsored by Ian IP and/or from the cookies used on the Website.

3.      The provision of your Personal Data is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, Ian IP may not be able to (i) communicate with you; (ii) provide you the services you require; or (iii) access certain sections of the Website where log in is required.

4.      If you do not wish for your Personal Data to be collected via cookies on the Website, you may deactivate cookies which can be viewed at https://www.ianip.com.my/disable-cookies/

Purposes of Processing

5.      Ian IP may use and process your Personal Data for the purposes relating to the services you have requested and for the business activities of Ian IP which shall include, without limitation:

  • to communicate with you;
  • to respond to questions and comments from you;
  • for internal administrative purposes;
  • to provide information to regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements, including disclosure to the Unclaimed Money Management Division of the Accountant General’s Department of Malaysia (“AGD”) of your information as required pursuant to the Unclaimed Moneys Act 1965 and its attendant regulations in the event of any unclaimed monies on your part;
  • for Ian IP to comply with its obligations under law, including compliance with laws relating to evidence;

Other Purposes

6.       Ian IP may also use and process your data for other purposes such as:-

  • to send you materials such as newsletters, articles, write-ups, notice as well as other updates;
  • to distribute information or details of events, seminars, conferences and talks which may be of interest to you;
  • to send as potential referees to (i) editors/researchers in ranking legal publications and journals; (ii) potential clients who request for referees of past work in Requests for Proposals, tenders, submissions; by way of email or mail.

7.      If you do not consent to Ian IP processing your Personal Data for the purposes listed in Section 6, please notify Ian IP using the contact details stated in Section 8 below.

Transfer of Personal Data

8.      As Ian IP’s information technology storage facilities and servers may be located in other jurisdictions, your Personal Data may be transferred to, stored, used and processed in a jurisdiction other than Malaysia. Further, your personal data may be transferred out of Malaysia for the purposes as described in Section 6(c) where such ranking legal publications and journals and/or potential clients are located outside of Malaysia. You understand and consent to the transfer of your Personal Data out of Malaysia as described herein.

Disclosure to Third Parties

9.     Ian IP may engage other companies, service providers or individuals to perform functions on behalf of Ian IP, and consequently may provide access or disclose to your Personal Data to the third parties such as those listed below (not exhaustive):-

  • information technology (IT) service providers;
  • data entry service providers;
  • storage facility providers;
  • banks and financial institutions;
  • insurance providers;
  • any professional advisors and external auditors;
  • regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements, including to the AGD for the purposes as described in Section 5 above.

Access & Correction Requests and Inquiries

10.    Subject to any exceptions under applicable laws, you may at any time hereafter request : (i) for access to your Personal Data (ii)  for correction or rectification of your Personal Data;  (iii) to limit the processing of your Personal Data; or (iv) to seek further information from Ian IP regarding the processing of your Personal Data by contacting:-

Ian IP Legal Department
Block A-3-5, Plaza Akadia,
No.3, Jalan Intisari Perdana, Desa Parkcity, 52200, Kuala Lumpur, Malaysia.
Website: https://www.ianip.com.my
Telephone No.: 603-27004993

11.    In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, Ian IP has the right to refuse  your requests to access and/or make any correction to your Personal Data for the reasons permitted under law, such as where the expense of providing access to you is disproportionate to the risks to your privacy. 

Notis Perlindungan Data Peribadi  

Notis Data Peribadi ini (“Notis”) menerangkan bagaimana Ian Intellectual Property Sdn. Bhd. (Nombor Syarikat: 1173398-T) (“Ian IP”) menggunakan Data Peribadi anda.

Dengan melantik Ian IP untuk menyediakan perkhidmatan atau dengan berhubung dengan Ian IP sama ada di acara, persidangan, seminar, ceramah atau sebaliknya, atau dengan menggunakan laman web Ian IP https://www.ianip.com.my (“Laman Web“), anda bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi anda oleh Ian IP dan semua orang yang terlibat dalam penyediaan perkhidmatan oleh Ian IP.

Jika berlaku sebarang percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai. Ian IP berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini atau meminda terma-terma Notis ini pada bila-bila masa dengan meletakkan Notis yang dikemaskinikan di Laman Web.  Dengan terus berkomunikasi dengan Ian IP atau dengan terus menggunakan perkhidmatan Ian IP berikutan pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan kepada Notis ini ia hendaklah dianggap sebagai penerimaan anda terhadap pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan tersebut. 

Pengutipan Data Peribadi

1.    “Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda yang anda telah diberikan kepada Ian IP, seperti nama, alamat, nombor telefon, No KP, alamat e-mel, rujukan peribadi anda, butir-butir pasangan atau ahli-ahli keluarga anda dan maklumat bank akaun dan sebarang maklumat yang boleh mengenal  pasti anda, pasangan atau ahli-ahli keluarga anda yang telah atau akan dikutip, disimpan, digunakan dan diproses oleh Ian IP dari semasa ke semasa. 

2.    Sebagai tambahan kepada Data Peribadi yang anda berikan kepada Ian IP secara langsung  (contohnya semasa anda berkomunikasi dengan Ian IP dan/atau apabila anda melantik Ian IP untuk memberi  perkhidmatan), Ian IP juga mungkin mengutip Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber, termasuk  tetapi tidak terhad kepada sebarang acara, persidangan, seminar atau ceramah yang diatur atau ditaja  oleh Ian IP dan/atau daripada cookies yang digunakan di Laman Web. 

3.    Pemberian Data Peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, jika anda tidak berikan Data Peribadi anda, Ian IP tidak mungkin dapat (i) berkomunikasi dengan anda; (ii) menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan; (iii) mengakses seksyen tertentu pada Laman Web di mana logmasuk dikehendaki.

4.    Jika anda tidak ingin Data Peribadi anda dikutip melalui cookies di Laman web, anda boleh menyahaktifkan cookies dengan mengikut langkah-langkah di https://www.ianip.com.my/disable-cookies/

Tujuan Pemprosesan

  5.    Ian IP boleh menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan berkaitan dengan perkhidmatan yang anda minta dan untuk aktiviti-aktiviti perniagaan Ian IP yang termasuk, tanpa had:- 

  • Untuk berkomunikasi dengan anda;
  • Untuk menjawab soalan-soalan dan ulasan daripada anda;
  • Untuk tujuan pentadbiran dalaman;
  • Untuk memberi maklumat kepada pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan, termasuk pendedahan kepada Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut dari Jabatan Akauntan Negara Malaysia (“AGD”) maklumat anda seperti yang dikehendaki menurut Akta Wang Tak Dituntut 1965 dan peraturan-peraturan sekiranya terdapat apa-apa wang yang tidak dituntut oleh anda;
  • Untuk Ian IP mematuhi obligasinya di bawah undang-undang, termasuk pematuhan dengan undang-undang berkaitan dengan bukti. 

dan anda bersetuju dan mengizinkan Ian IP untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda menurut cara sebagaimana yang dikenalpastikan dalam Notis ini.

Tujuan lain 

6.    Ian IP juga boleh menggunakan dan memproses data anda untuk tujuan lain seperti:- 

  • Untuk menghantar bahan-bahan kepada anda seperti surat berita, artikel, penulisan serta   pengemaskinian yang lain;
  • Untuk mengedar maklumat atau butir-butir acara, seminar, persidangan dan ceramah yang mungkin anda minati;
  • Untuk menghantar sebagai perujuk berpotensi kepada (i) editor/penyelidik di penerbitan dan jurnal  undang-undang bertaraf; (ii) pelanggan-pelanggan berpotensi yang meminta perujuk untuk kerja  terdahulu dalam Permohonan untuk Cadangan, tender, penyerahan; melalui e-mel atau mel.

7.    Jika anda tidak bersetuju dengan Ian IP memproses Data Peribadi anda untuk tujuan yang disenaraikan dalam Seksyen 6, sila maklum kepada Ian IP dengan menggunakan butiran hubungan yang dinyatakan dalam Seksyen 8 di bawah. 

Pemindahan Data Peribadi

8.       Oleh sebab kemudahan simpanan teknologi maklumat dan pelayan Ian IP mungkin terletak dalam bidang kuasa lain, Data Peribadi anda mungkin dipindahkan, disimpan, digunakan dan diproses dalam bidang kuasa selain daripada Malaysia. Selanjutnya, Data Peribadi anda mungkin dipindahkan keluar dari Malaysia untuk tujuan sebagaimana yang diperihalkan dalam Seksyen 6(c) di mana penerbitan dan jurnal undang-undang bertaraf dan/atau pelanggan-pelanggan berpotensi berada di luar Malaysia. Anda memahami dan bersetuju untuk pemindahan Data Peribadi anda keluar dari Malaysia sebagaimana yang diperihalkan di sini. 

Pendedahan kepada Pihak Ketiga

9.       Ian IP boleh melantik syarikat-syarikat, penyedia-penyedia perkhidmatan atau individu-individu lain untuk melaksanakan fungsi bagi pihak Ian IP, dan sebagai akibat boleh menyediakan akses atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga sebagaimana yang disenaraikan di bawah (tidak terhad):-

  • Penyedia-penyedia perkhidmatan teknologi maklumat (IT);
  • Penyedia-penyedia perkhidmatan kemasukan data;
  • Penyedia-penyedia kemudahan simpanan;
  • Bank dan institusi kewangan;
  • Penyedia-penyedia insurans;
  • Sebarang penasihat profesional dan juruaudit luar;
  • Pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan, termasuk kepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia untuk tujuan seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5 di atas.

Akses & Permohonan Pembetulan dan Pertanyaan

10.     Tertakluk kepada sebarang pengecualian di bawah undang-undang yang diguna pakai, anda boleh pada bila-bila masa selepas ini memohon: (i) akses kepada Data Peribadi anda,  (ii) untuk pembaikan dan pembetulan Data Peribadi anda; (iii) menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda; atau (iv) memohon maklumat lanjut berkenaan pemprosesan Data Peribadi anda daripada Ian IP dengan menghubungi:-

Bahagian Perundangan IAN IP
Block A-3-5, Plaza Akadia,
No.3, Jalan Intisari Perdana, Desa Parkcity, 52200, Kuala Lumpur, Malaysia.
Email: https://www.ianip.com.my
Telephone No.: +603-27004993

11.        Berkenaan dengan hak anda untuk mengakses dan/atau membetulkan Data Peribadi anda, Ian IP berhak untuk menolak permohonan anda untuk mengakses dan/atau membuat sebarang pembetulan pada Data Peribadi anda atas alasan-alasan yang dibenarkan di bawah undang-undang, seperti apabila pemberian akses kepada anda adalah tidak seimbang dengan risiko kepada privasi anda. 

Relevant Keywords: Intellectual Property | Trademark | Copyright | Industrial Design | Patent | Registration | Portfolio  Management | Seminars & Workshop | Licensing | Protection | Asset | Malaysia | Management | Enforcement | Forensics | Corporate | Commercial | Strategy | Valuation | Utility | Innovation | Layout Design | Integrated Circuit | Branding | Franchising | Life Science | Technology | Search | Due Diligence | Prosecution | Litigation | Transactions | Trade Secret | Confidential | Data Protection | Legal | Advisory